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Gouvernance & Conduite de projets

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L'environnement

Les entreprises sont appelées à s’organiser en mode Projet

Le Projet est un mode d’organisation privilégié pour instaurer la dynamique et la transversalité nécessaires et mobiliser des compétences diverses autour d’enjeux communs de coûts, de qualité et de délais.

Pour autant, l’environnement de plus en plus exigeant avec des changements plus rapides et complexes réinterrogent ce mode de pilotage :

Des transformations sectorielles plus profondes et plus rapides avec des innovations exogènes qui réinterrogent les équilibres historiques
Un équilibre économique sous tension et des commanditaires moins tolérants aux écarts de budget, de planning ou de performance attendue
Des parties prenantes qui ont leur mot à dire et qui cherchent à prendre une part plus importante dans le processus décisionnel.

Rares sont les chefs de projet sereins pour

Faire atterrir leur projet en temps et en heure, en respectant les exigences de coûts et qualité
Maintenir la cohésion et la motivation des équipes sur toute la durée du projet

Atlante vous accompagne pour faire face aux nouveaux défis du pilotage de projet et vous apporter des solutions innovantes, adaptées à vos besoins :

construire et porter la Gouvernance du projet ;
piloter le projet, cadrer et prioriser les travaux, identifier les risques, préparer les décisions ;
favoriser la coordination des équipes, à l’aide d’outils et de méthodes innovantes.

Le chef de projet

Un profil aux multiples caquettes

Un chef de projet doit prendre en compte et concilier un large éventail de critères, parfois contradictoires :

Leadership

Être responsable et prendre les décisions qui s’imposent, tout en faisant confiance aux équipes et en déléguant.

Technicité

Avoir le bon niveau de maîtrise technique, tout en donnant le sens auprès des équipes et des sponsors.

Agilité

Être au plus près du temps réel pour piloter l’activité, tout en portant la vision de long terme pour maintenir le Cap.

Bienveillance

Prendre en compte la dimension humaine, savoir communiquer et faire adhérer ses équipes à l’aventure commune.

Nos convictions

Les fondamentaux pour réussir un projet

Le pilotage de projets, confronté à des évolutions rapides dans un environnement toujours plus exigeant, doit invariablement rester au service de ses enjeux. Quelle que soit la nature du projet, le piloter :

c’est d’abord tenir ses engagements de coûts, de qualité, et de délais.
- Les porteur de projet doivent réussir à créer les conditions propices aux prises de décisions et offrir un cadre d’action clair, avec des ambitions bien identifiées et partagées avec tous

c’est aussi une aventure humaine, un ensemble d’acteurs réunis autour d’une cause commune, et qui s’inscrit dans un cadre temporel fini
- L’aspect « humain » du projet est un enjeu incontournable. Il s’agit de conjuguer la somme des individualités, au service d’une ambition collective.
- Il s’accompagne de la nécessité de mobiliser l’ensemble des forces, sur toute la durée de vie du projet.

Tenir ses engagements

Construire une Gouvernance agile

Clarifier les rôles et les responsabilités de chacun dès le début du projet
Tracer les décisions et les mettre en visibilité de tous
Réinterroger la Gouvernance à chaque grande étape du Projet

Piloter avec un tableau de bord synthétique

Clarifier les enjeux et fixer les objectifs pour y répondre
Identifier et définir précisément les indicateurs de pilotage, en éclairant sur la situation présente et future

Fixer le cap, rester souple dans la réalisation

Prendre en compte la diversité des profils et des méthodes
Accepter de co-construire la route pour rejoindre l’objectif, en faisant preuve de souplesse et d’agilité

Se laisser la possibilité de décider

Créer les conditions pour ne pas être contraint de décider avant d’analyser ou tester
Mettre en place une méthode type « jalons de Go », pour clarifier en amont les critères requis pour la poursuite des activités
Accepter la possibilité de ne pas être prêtverill

Veiller à l’alignement stratégique des outils

Mettre en cohérences les outils de pilotage pour qu’ils s’alignent sur les mêmes enjeux
Identifier et adresser les « zones d’ombre » ou contradictions entre les outils de pilotage

Une aventure humaine

Savoir-faire et faire savoir

Faire preuve de pédagogie, et valoriser auprès des sponsors le savoir-faire et les réussites
En interne, adopter un langage commun, pour donner du sens aux équipes et assurer une transversalité entre les métiers

Animer ses équipes

Intégrer l’aspect « humain » d’un projet comme composante à la réussite
Tenir compte de chaque individualité : s’appuyer sur chacun des talents et identifier les moteurs et les freins
Créer un collectif en valorisant les apports de la coopération et en mettant en exergue les interfaces indispensables entre les personnes et les équipes

Célébrer les victoires

Valoriser le travail accompli, en prenant le temps de célébrer les étapes intermédiaires
Donner du sens au travail et insuffler une motivation d’équipe, en raccrochant les implications à des ambitions concrètes plutôt qu’à des enjeux abstrait et lointains

Valoriser les ressources pour l’après projet

Attirer les meilleurs profils, en valorisant l’expérience projet
Maintenir la motivation des équipes, en leur offrant des perspectives post-projet

Types d'intervention

Nos activités pour vous accompagner

Atlante intervient en appui au niveau des Directions de projet dans le cadre de projets à fort enjeux internes et externes.

Nous apportons notre savoir-faire et savoir-être au niveau du cadrage du projet, de son pilotage et de sa conclusion.

Nous développons des méthodes dynamiques de pilotage, d’aide à la prise de décision et favorisant la communication interne et externe sur le projet.

Gouvernance

Définir et porter la gouvernance

Préparer les instances de pilotage et prioriser les sujets

Définir et porter la gouvernance

Mettre en place une Gouvernance adaptée et en adéquation avec les enjeux du projet
Aider à la définition et au portage au sein du projet pour acquérir l’adhésion de tous

Préparer les instances de pilotages et prioriser les sujets

Proposer et préparer avec les intervenants les ODJ
Créer et suivre des plannings stratégiques et opérationnels
Tracer les décisions et cadrer les modalités du suivi d’actions

PMO / Conduite de projet

Cadrer, planifier et organiser les travaux

Informer les sponsors et préparer les décisions

Identifier les problèmes et maîtriser les risques

Cadrer, planifier et organiser les travaux

Planifier les travaux, mettre en place des plans de charge et suivre les rôles et responsabilités
Apporter un appui opérationnel à l’avancement des travaux structurants

Informer les sponsors et préparer les décisions

Préparer, suivre des dossiers de décision, faire remonter les informations
Proposer des indicateurs d’avancement opérationnels communicants

Identifier les problèmes et maîtriser les risques

Animation du travail collaboratif

Favoriser la coordination dans le pilotage des équipes

Proposer des supports communicants

Favoriser la coordination dans le pilotage des équipes

Assurer la communication transverse entre équipes
Réaliser et suivre le chemin critique
Préparer des plannings visuels partagés
Centraliser et partager des actions, résultats et décisions

Proposer des supports communicants

Travailler à l’aide de management visuel
Structurer des messages clairs et pédagogiques, avec des indicateurs clés et des valeurs repères
Proposer des mises en forme pour des communications internes ou externes

Démarches

Illustration d'approches méthodologiques appliquées chez nos clients

Démarche des jalons de GO

Afin de mettre sous contrôle l’avancement de Projets, Atlante a conçu la démarche des jalons de GO :

Un GO est conditionné par le déblocage de plusieurs prérequis, jalonnés dans le temps
Chaque prérequis est à la charge d’un responsable qui déploie un plan d’actions
Le prérequis peut être validé lorsque les actions nécessaires ont été réalisées, permettant in fine doit aboutir à la décision de GO

Exemple. Sécurisation du démarrage d’un projet de déploiement de compteurs communicants :

Pilotage étroit de l’avancement du projet
Jalonnement d’échéances intermédiaires aux équipes, donnant de la dynamique
Sécurisation des prises de décisions engageantes

Méthode Agile adaptée

Pour assurer un maximum de flexibilité dans un projet tout en sécurisant ses échéances, Atlante a proposé une Méthode Agile adaptée :

Chaque membre du projet découpe les livrables en différentes composantes (thématiques)
Il classe ces composantes selon un ordre de priorité et de complexité
Les premières composantes sont décomposées en tâches, qui seront les actions à mener pour la durée d’un ‘sprint’ (entre 2 semaines et 1 mois)
Une revue des actions est effectuée à la clôture du sprint, et ainsi de suite jusqu’à échéance

Exemple. Mise en place d’une Méthode Agile pour un projet transverse de structure du tarif d’acheminement :

Suivi flexible des actions transverses
Augmentation des interactions entre les membres du projet
Sécurisation des échéances grâce à un suivi régulier sur une plateforme collaborative et à travers le management visuel

Synthèse Organisationnelle

Pour rassurer sur la capacité d’un Projet à fonctionner avec les autres Directions métiers, Atlante a proposé une synthèse organisationnelle :

Des ateliers avec le Directeur de projet permet de définir la structure et d’apporter la sensibilité politique nécessaire
La synthèse est ensuite confrontée à un benchmark d’autres projets de transformation
Elle est enfin enrichie au grès des différents retours et échanges avec les autres Directions

Exemple. A3 de synthèse organisationnelle pour un programme de compteurs communicants :

Rassurer les autres Directions sur la capacité du projet à travailler avec elles
Créer des relations de confiance en coconstruisant les interfaces
Disposer d’un outil pédagogique et exhaustif
Stabiliser un mode de fonctionnement servant ensuite de base à l’élaboration du PMP